Valvontajaosto
Pöytäkirja 19.01.2023/Pykälä 2

Valja 19.01.2023 § 2 

174/00.01.02/2021

 Valmistelija: ympäristöpäällikkö Piia Koski, p. 0400 243 351

Jämsän kaupungin hallintosäännön osassa IV on kokousmenettelyä kos­ke­vat määräykset.

Kokousaika ja -paikka 

Hallintosäännön 132 § mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin pu­heen­joh­ta­ja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toi­mi­eli­men jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Kokouskutsu ja käsiteltävät asiat

Hallintosäännön 133 § mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hä­nen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä kä­si­tel­tä­vät asiat.  Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen pää­tök­sen­te­ko­ta­paa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia kä­si­tel­lään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa il­mais­ta, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja eh­do­tuk­set toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yh­tey­des­sä, jos eivät erityiset syyt ole esteenä.  Jos esityslistalla, liitteissä tai oheis­ma­te­ri­aa­lis­sa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään mer­kin­tä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Kokouskutsu toimitetaan myös tiedotusvälineiden käyttöön, ei kui­ten­kaan salassa pidettävät ja ei-julkiset asiakokonaisuudet.  Myös kau­pun­gin nettisivuilla julkaistaan vain julkiset asiat.

Läsnäolo toimielimen kokouksessa

Hallintosäännön 138 § ja 139 § mukaan kaupungin toimielinten ko­kouk­sis­sa on jäsenten ja esittelijän lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus kau­pun­gin­hal­li­tuk­sen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla.

Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta.  Toi­mi­elin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asias­sa.  Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän kes­kus­te­lun päättymiseen asti.

Kaupunginhallitus voi määrätä toimielimeen edustajansa, jolla on läs­nä­olo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa.

Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja pu­he­oi­keu­des­ta päättää asianomainen toimielin.

Varajäsenen kutsuminen

Hallintosäännön 137 § mukaan toimielimen jäsenen, joka on estynyt saa­pu­maan kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa.  Milloin jä­sen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai es­teen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua va­ra­jä­se­nen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös pu­heen­joh­ta­ja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voi toimittaa kutsun va­ra­jä­se­nel­le.

Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen:

Hallintosäännön 153 §:n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja si­säl­lös­tä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöy­tä­kir­jan­pi­tä­jä. Pöytäkirja tarkastetaan ja pi­de­tään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.

Toimivalta, johon päätös perustuu

Hallintosääntö §:t 132 - 133, 137 - 139, 153

Ehdotus Ympäristöpäällikkö Piia Koski

 Valvontajaosto päättää:
1.
kokoontua vuonna 2023 varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti kunkin kuukauden toisena torstaina klo 17.00 ja tarpeen mukaan muulloinkin;

2.
kokouskutsuna toimiva esityslista julkaistaan luottamushenkilöiden verkkopalvelussa vähintään kolme päivää ennen kokousta;

3.
asianomainen jäsen ilmoittaa esteestä suoraan varajäsenelleen;

4.
pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintosihteeri tai hänen sijaisekseen määrätty;

5.
kokouksessa voidaan kuulla asiantuntijoita, jotka ovat paikalla ainoastaan ko. asian käsittely ajan (ei päätöksentekohetkellä);

6.
antaa pöytäkirjan tarkastuksen kussakin kokouksessa mahdollisuuksien mukaan  vuorotteluperiaatetta noudattaen valittavan kahden jäsenen tehtäväksi. Pöytäkirja tarkastetaan kahden arkipäivän kuluessa kokouksesta;

7.
tarkastettu pöytäkirja julkaistaan kaupungin verkkosivuilla www.jamsa.fi pöytäkirjan tarkastuksesta seuraavana päivänä kuntalain 140 §:n mukaan;

8.
viranhaltijoiden julkipanon jälkeen annetut päätökset ovat nähtävillä virka-aikana valvontatoimessa. Kuntalain alaiset julkiset viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla www.jamsa.fi päätöksenteon jälkeen sekä ne pidetään yleisesti nähtävänä valvontatoimessa päätöksentekopäivästä seuraavana maanantaina klo 13 - 15;

9.
mikäli pöytäkirjan tarkastaminen, nähtävilläolo ja/tai viranhaltijapäätösten nähtävilläolo ajoittuu arkipyhään, siirtyy sekä tarkastaminen että nähtävilläoloajat seuraavaan arkipäivään.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.