Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 30.01.2023/Pykälä 22

Khall 30.01.2023 § 405 

1401/00.04.01/2023

 Valmistelija: asianhallintapäällikkö Kristiina Heinonen p.040 357 8411

Analogisessa muodossa olevia sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistoja siirretään hyvinvointialueelle.  Digitaalisessa muodossa oleva keskeneräinen tietoaineisto siirtyy Jämsän kaupungin asianhallintajärjestelmästä.

Hyvinvointialueelle siirretään mm.

-          potilasasiakirjoja

-          sosiaalihuollon asiakirjoja

-          hallinnollisia asiakirjoja

Siirtämisellä tarkoitetaan tietoaineistojen hallinnointivastuun siirtämistä. Tietoaineistojen hallinnointi edellyttää aineistojen vastuutahon määrittelyä. Vastuutaho pitää olla määriteltynä muun muassa tietopalvelun toteuttamisen ja säilytyskustannusten jakamisen vuoksi.

Aineistojen säilyminen ja käytettävyys tulee varmistaa. THL:n hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projekti tukee siirtotyön onnistumisessa. Se on laatinut versioituvan ohjeen tietoaineistojen siirtoon.

 Projektin tavoitteena on, että toimijat (mm- Jämsän kaupunki) toteuttavat aineistosiirrot hallitusti ja mahdollisimman yhdenmukaisin periaattein. Yhtenäisellä vaiheittaisella ohjeistuksella edistetään toiminnan jatkumista muutostilanteessa, potilas- ja asiakasturvallisuutta, kaikkien osapuolien oikeusturvan toteutumista sekä aineiston säilymistä todistusvoimaisessa muodossa.

Arkistolaissa ja tiedonhallintalaissa olevat käsitteet vaikuttavat tietoaineistojen siirron suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tiedonhallintalaissa säädetään tiedonhallinnan järjestämisestä ja arkistolaissa arkistotoimen järjestämisestä. Laeissa on osittaista päällekkäisyyttä erityisesti tiedon aktiiviajan hallinnan velvollisuuksien osalta. Tiedonhallinnassa tulee huomioida myös arkistoinnin vaatimukset. Valtakunnallisesti tiedonhallintaa ohjaa tiedonhallintalautakunta. Arkistointiin ja arkistoitujen aineistojen säilyvyyden turvaamiseen liittyvien velvoitteiden osalta kunnan tulee noudattaa arkistolakia.

Jämsän kaupungin tietoaineistot siirretään hyvinvointialueelle esityslistan ohessa olevan sopimusluonnoksen mukaisesti.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö 24 §

Ehdotus Kaupunginjohtaja Hanna Helaste

 Kaupunginhallitus hyväksyy tietoaineistojen siirtoa koskevan sopimuksen liitteineen allekirjoitettavaksi.

Tämä pykälä tarkastetaan kokouksessa.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan tekemään viranhaltijapäätökset muista mahdollisista tietoaineistojen luovuttamisista hyvinvointialueille.