Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 05.06.2023/Pykälä 152

Khall 05.06.2023 § 152 

1573/07.01.00/2023

 Valmistelu tietosuojavastaava Maarit Mäntykoski p. 040 748 7992

 Julkisuuslain 18 §:n mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä.  

Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää julkisuusperiaatteen toteuttamisen sekä asiakirjahallinnon, tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin ja tiedottamisen olevan organisoitu, järjestetty ja ohjeistettu. Keskeisessä roolissa tiedonhallinnan kehittämisessä on arkistolaki, julkisuuslaki sekä tietosuojalainsäädäntö. 

Tietotilinpäätös on osa tiedonhallinnan ja tietojenkäsittelyn kulttuuria. Se on koontiraportti, joka syntyy sisäisen tarkastelun tuloksena ja auttaa hahmottamaan kuvaa organisaation tiedonhallinnasta ja tietojenkäsittelystä sekä digiturvasta. Tietotilinpäätös on myös jatkuvasta kehittyvä yhteenveto, joka seuraa organisaation tiedonhallinnan kehittymistä.

Suomessa tietosuojasääntely koostuu tietosuoja-asetuksesta, kansallisesta tietosuojalaista sekä erityislainsäädännöstä. Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista. Tietosuoja-asetuksessa (GDPR) on keskeisenä teemana tietosuojariskien hallinta ja rekisterinpitäjän tilintekokykyisyys-periaate. Enää ei riitä, että ilmoittaa noudattavansa lakeja ja hyviä tietosuojakäytänteitä, vaan se pitää pystyä mm. dokumentaatioin todistamaan. Osoitusvelvollisuuteen kuuluu mm. se, että organisaation sopimuksissa ja alihankinnoissa on huomioitu tietosuojan ja -turvan vaatimukset. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee huomioida rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn kohdistuvat riskit.

Rekisterinpitäjän (Jämsän kaupunki) tulee huolehtia siitä, että henkilöstöllä ja ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä on tarvittava ohjeistus ja osaaminen. Rekisterinpitäjän tulee myös seurata, raportoida ja valvoa tietosuojaan ja -turvaan liittyviä asioita ja huolehtia siitä, että tietosuojaan koskeva sääntely toteutuu organisaatiolla. Osoitusvelvollisuuden toteutumista tukee vahvasti tietotilinpäätöksen laatiminen. Tietotilinpäätösprosessia kehittämällä opitaan mitä tunnuslukuja ja mittareita meillä on ja mitä kannattaa seurata ja mitä pitää kehittää.

Tietotilinpäätös on osa tietojohtamista ja sitä voidaan käyttää organisaation sisäisenä tietojohtamisen raporttina.

Tietotilinpäätöksen tavoitteena on lisätä avoimuutta ja luottamusta siihen, että organisaatiossa noudatetaan organisaation luomia tietoturva- ja tietosuojaperiaatteita ja käsitellään henkilötietoja niiden mukaisesti. Hyvin hoidetulla tietosuojatyöllä vaikutetaan organisaation tehokkuuteen ja kilpailukykyyn.

Tässä toisessa kaupungin tietotilinpäätöksessä tiedonhallintaa ja tietojenkäsittelyä käsitellään painottuen tietoturvan ja tietosuojan näkökulmiin peilaten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon vaatimuksia. Asioiden tarkasteluväli keskittyy vuosille 2019-2022 kuvaten Jämsän kaupungin tilannetta. Tietotilinpäätökseen on koottuna katsaukset tietosuojavastaavalta, tietohallintopäälliköltä ja asianhallintapäälliköltä. Katsauksissa kuvataan tietosuojan, tietoturvan ja tiedonhallinnan tilaa sekä niissä tapahtuneita ja tulevia kehitystoimia. 

Tietotilinpäätösasiakirja on salassa pidettävä (JulkisuusL 24 § 7 kohta).  

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö § 24 / kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta

Ehdotus Kaupunginjohtaja Hanna Helaste

 Kaupunginhallitus merkitsee tietotilinpäätöksessä tehdyt havainnot tiedoksi ja hyväksyy tulevien vuosien kehitystoimenpiteet.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.