Dynasty tietopalvelu Haku RSS Jämsän kaupunki

RSS-linkki

Kokousasiat:
https://jamsa10.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetingitems&show=30

Kokoukset:
https://jamsa10.oncloudos.com:443/cgi/DREQUEST.PHP?page=rss/meetings&show=30

Hae kokousasioista

Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 25.01.2024/Pykälä 2

Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa

Sivistyslautakunnan kokoukset ja menettelytavat v.2024

 

Sivla 25.01.2024 § 2 

84/00.01.02/2021

 

 

Valmistelija hallintosihteeri Heidi Röman p. 040 688 8665

 

Jämsän kaupungin hallintosäännön 132 §:n mukaan toimielin pitää ko­kouk­sen­sa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enem­mis­tö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.

 

Hallintosääntö 133 § mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hä­nen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on mai­nit­ta­va, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kun­kin asian kohdalla.

 

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja eh­do­tuk­set toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yh­tey­des­sä, jos eivät erityiset syyt ole esteenä.

 

Kokouskutsuna toimiva esityslista julkaistaan verkkopalvelussa hal­lin­to­sään­nös­sä mainitun aikataulun mukaan. Kokouskutsu lä­he­te­tään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toi­mi­eli­men päättämällä tavalla.

 

Kokouskutsu toimitetaan myös tiedotusvälineiden käyttöön kui­ten­kin niin, että salassa pidettävät ja ei-julkiset (lähinnä oppilaiden, asiak­kai­den ja henkilöstön yksityisyyteen liittyvät asiat) asia­ko­ko­nai­suu­det poistetaan tiedotusvälineiden käyttöön menevästä kutsusta. Myös kaupungin nettisivuilla julkaistavista esityslistoista ja pöy­tä­kir­jois­ta on poistettu salassa pidettävät ja ei-julkiset asiat.

 

Hallintosäännön 138 § ja 139  mukaan kaupungin eri toimielinten ko­kouk­sis­sa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus:

- kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja va­ra­pu­heen­joh­ta­jal­la,

- muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen pu­heen­joh­ta­jal­la ja kaupunginjohtajalla, ei kuitenkaan tarkastuslautakunnan ei­kä valtuuston tilapäisen valiokunnan kokouksessa eikä vaalilaissa sää­det­ty­jen vaalitoimielinten kokouksessa.

- hallintosäännön § 12 mukaan nuorisovaltuustolla on oi­keus asettaa edustajansa puhe-ja läsnäolo-oikeudella lau­ta­kun­taan  toimielimen erikseen päättämien asioiden osalta

- kaupunginhallitus voi määrätä toimielimeen edustajansa, jolla on läs­nä­olo- ja puheoikeus kokouksessa

- muiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toi­mi­elin.

 

Hallintosäännön 137 § mukaan toimielimen jäsenen, joka on es­ty­nyt saa­pu­mas­ta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Mil­loin jä­sen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai es­teen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kut­sua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös pu­heen­joh­ta­ja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voi toimittaa kutsun va­ra­jä­se­nel­le.

 

Toimielin päättää pöytäkirjanpitäjästä. Tehtäväkuvauksissa pöy­tä­kir­jan­pi­to on määrätty hallintosihteerin tehtäväksi.

 

Hallintosäännössä on seuraavat määräykset sähköisistä kokouksista.

 

129 § Toimielimen päätöksentekotavat

Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).Kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.

130 § Sähköinen kokous

Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

131 § Sähköinen päätöksentekomenettely

Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

 

 

Kaupunginhallitus on hyväksynyt 18.1.2021 § 13 suosituksen toimielimille koskien sähköisiä kokouksia. Uuden valtuustokauden alussa kaupunginhallitus on käsitellyt 23.8.2021 uudelleen em. suositukset koskien toimielinten kokoontumisia. Osa suosituksesta iittyy koronapandemia-aikaan.  Suosituksessa on seuraavat etäkokouksia koskevat ohjeet:

 

Kaupunginhallituksen suosituksissa todetaan seuraavaa:

 

noudattaa omissa kokouksissaan ja antaa muille toimielimille alla olevat ohjeet:

- Toimielinten sähköisiin kokouksiin käytetään Teamsia. Tietoturvasyitä Jämsän kaupungin hankkimia laitteita ei saa käyttää muuhun kuin luottamustehtävän hoitamiseen.

- Tietohallinto määrittelee ohjelmistot, joita luottamustehtävässä voidaan käyttää. Kaupungin hankkimia laitteita ei käytetä laittoman aineiston keräämiseen tai välittämiseen internetin välityksellä. Laitteiden käyttöoikeus on ainoastaan henkilöllä, jolle laitteet on osoitettu. Tietohallinnolla on oikeus valvoa laitteiden käyttöä ilman erillistä ilmoitusta.

- Puheenjohtajan antamassa kokouskutsussa kerrotaan, pidetäänkö kokous sähköisesti verkossa vai ns. hybridi- kokous. Jos osa toimielimen jäsenistä on fyysisesti läsnä, asiasta tehdään merkintä pöytäkirjaan.

- Muut paitsi valtuustossa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia. Tällaisen toimielimen jäsen henkilökohtaisesti vastaa siitä, että hän on tilassa, josta keskustelut eivät muille kuulu eikä ulkopuolisilla ole näkymää ko. asioihin. Kokouskeskusteluissa suositellaan käytettäväksi kuulokkeita. Mikäli osallistuminen kotoa käsin ei ole mahdollista, kaupunki järjestää tarvittavan tilan.

 

Puheenjohtaja vastaa kokouksen järjestyksestä ja tauottamisesta. Puheenjohtaja varmistaa - kuten yleensä - kokouksen laillisuuden, läsnäolijat, sujuvuuden ja päätösten sisällöt.

- Puheenjohtaja päättää tavasta, miten puheenvuoropyynnöt esitetään. Kaupunginhallitus suosittelee, että puheenvuoropyynnöt esitetään chatin, ei mikin kautta.

- Esittelijä johtaa operatiivisen valmistautumisen kokoukseen ja vastaa sähköisen kokouksen operatiivisen tuen riittävyydestä. Esittelijä varmistaa sen, että toimielinten jäsenille on annettu koulutus laitteistoon ja järjestelmiin.

- Yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys on turvattava. Nimen-

huudossa varmistetaan toimielimen jäsenen näkö- ja ääniyhteys. Puheenvuorojen aikana on kaikkien toimielinten jäsenten käytettävä kameraa ja mikrofonia.

- Jos toimielimellä tai yksittäisellä toimielimen jäsenellä on yhteysongelmia, kokous on aina keskeytettävä. Kokous voi jatkua vasta sen jälkeen, kun kaikkien yhteysongelmat on korjattu

- Sihteerin tehtävänä on pöytäkirjan pitäminen. Toimielinten kokousten ja valtuuston kokouksen tekninen avustaminen ja tekninen seuranta on tietohallinnosta nimettävien vastuulla.

- Pöytäkirjat voidaan kuitata tarkastetuksi hyväksymällä ne sähköpostitse ja liittämällä hyväksymiskuittaukset pöytä kirjaan.

- Kaikki asiakirjat suositellaan jaettavaksi etukäteen sähköiseen kokousjärjestelmään

- Salassa pidettävään materiaaliin on käytettävä suojattuja tietoliikenne yhteyksiä.

- Sähköistä valtuuston kokousta on voitava seurata internetissä ja kokouskutsussa mainitussa tilassa ottaen huomioon AVI:n määräämät yleisten kokoontumisten rajoitukset.

 

Etäkokoukset  ovat  yksi talouden tasapainottamistoimenpide ja sisältyy  kaupunginvaltuuston  11.12.2023 § 57  hyväksymään talousarvioon.

Vuoden 2024 kokouksista puolet pidetään etänä. Sivistyslautakunta kokoustaa joka toisen kokouksen etänä kuitenkin niin, että käsiteltävät asiat ratkaisevat kokousmuodon.

 

 

 

 Toimivalta, johon päätös perustuu: hallintosääntö

 

Ehdotus Sivistystoimenjohtaja Leena Kilpeläinen

 

 Sivistyslautakunta päättää:
- kokoontua varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti kunkin kuukauden viimeisenä torstaina, varapäivänä 1. torstai tai toiseksi viimeinen torstai tai erikseen  määriteltävä ajankohta. Alkamisajankohta on klo 16.00, ellei asiaintiloista muuta johdu. Teams-kokouksen alkamisajankohta on klo 18 ellei erikseen toisin päätetä. Seuraavan kokouksen tarkka ajankohta tarkennetaan edellisessä kokouksessa. Kokouksen viikonpäivä voi muuttua ja tarkentuu edellisessä kokouksessa.
-Puheenjohtaja määrittää, onko kokous läsnä-, etä- vai hybridikokous.  Vuoden 2024 kokouksista puolet toteutetaan etänä.
- Kokouskutsuna toimiva esityslista julkaistaan luottamushenkilöiden verkkopalvelussa vähintään kolme päivää ennen kokousta.
-  Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen (hallintosääntö § 137)
- Kokouksessa voidaan kuulla asiantuntijoita, jotka voivat olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti, ellei toisin todeta. Puheenjohtaja ja esittelijä sopivat kutsuttavat asiantuntijat.
- antaa pöytäkirjan tarkastuksen kussakin kokouksessa mahdollisuuksien mukaan vuorotteluperiaatetta noudattaen valittavan kahden jäsenen tehtäväksi.
- Pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintosihteeri tai hänen sijaisekseen määrätty.
- Pöytäkirja tarkastetaan viimeistään kokouksen jälkeisen viikon tiistaina.
- Pöytäkirjan voi kuitata tarkastetuksi hyväksymällä ne sähköpostitse ja liittämällä hyväksymiskuittaukset pöytäkirjaan. Vuoden 2024 aikana siirrytään sähköiseen tarkastusmenettelyyn (edellyttää vahvan tunnistautumisen), mikä korvaa aikaisemman toimintatavan.
- julkaista kokouksen tarkastetun pöytäkirjan kokouksen jälkeisenä  keskiviikkona kaupungin verkkosivuilla os. www.jamsa.fi kuntalain § 140 mukaisesti. Pöytäkirja on luettavissa verkkojulkaisun jälkeen myös sivistystoimen hallintopalveluissa.
-  Ne viranhaltijapäätökset, joissa on kuntalain mukainen muutoksenhaku, julkaistaan kaupungin verkkosivuilla os. www. jamsa.fi päätöksenteon jälkeen. Julkiset viranhaltijapäätökset ovat myös luettavissa päätöksentekijän toimistossa.
- Mikäli pöytäkirjan tarkastaminen, julkaisu verkkosivuilla ja/tai viranhaltijapäätösten julkaisu verkkosivuilla ajoittuu arkipyhään, siirtyy sekä tarkastaminen että verkkosivuille julkaisu seuraavaan arkipäivään.

 

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

 


Edellinen asia | Seuraava asia Muutoksenhakuohje Kokousasia PDF-muodossa
©