Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 25.01.2024/Pykälä 3

Sivla 25.01.2024 § 3 

85/00.01.02/2021

 Valmistelu sivistystoimenjohtaja Leena Kilpeläinen p. 0400 542 062

 Vuoden alussa on perusteltua saattaa tiedoksi ja tähdentää eräitä lainsäädännössä todettuja toiminnan julkisuutta ja salassapitoa koskevia periaatteita.

 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) säätelee mm. yleisiä periaatteita toiminnan julkisuudesta ja salassapidosta:

 Lain 22 § mukaan viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se laissa on säädetty salassa pidettäväksi tai jos viranomainen lain nojalla on määrännyt sen salassa pidettäväksi taikka jos se sisältää tietoja, joista on lailla säädetty vaitiolovelvollisuus. Salassa pi­det­tä­vää viranomaisen asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta ei saa näyttää eikä luovuttaa sivullisille eikä antaa sitä teknisen käyt­tö­yh­tey­den avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käy­tet­tä­väk­si.

 Lain 23 § mukaan viranomaisen palveluksessa oleva samoin kuin luot­ta­mus­teh­tä­vää hoitava ei saa paljastaa asiakirjan salassa pi­det­tä­vää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pi­det­tä­vä, eikä muutakaan viranomaisessa toimiessaan tietoonsa saa­maan seikkaa, josta lailla on säädetty vaitiolovelvollisuus. Vai­ti­olo­vel­vol­li­suu­den piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa senkään jäl­keen, kun toiminta viranomaisessa tai tehtävän hoitaminen vi­ran­omai­sen lukuun on päättynyt. Henkilö ei myöskään saa käyttää sa­las­sa pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen va­hin­gok­si.

 Lain 24 § mukaan salassa pidettäviä viranomaisten asiakirjoja ovat mm.:

 (kohta 23) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön vuosituloista tai ko­ko­nais­va­ral­li­suu­des­ta taikka tuen tai etuuden perusteena olevista tu­lois­ta ja varallisuudesta taikka jotka muutoin kuvaavat hänen ta­lou­del­lis­ta asemaansa,

 (kohta 25) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen saamastaan terveydenhuollon ja kun­tou­tuk­sen palvelusta taikka henkilön seksuaalisesta käyt­täy­ty­mi­ses­tä ja suuntautumisesta,

 (kohta 29) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta psy­ko­lo­gi­ses­ta testistä tai soveltuvuuskokeesta tai sen tuloksesta taik­ka asevelvollisen sijoittamisesta tai työntekijän valintaa tai palk­kauk­sen perustetta varten tehdystä arvioinnista,

 (kohta 30) oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksesta vapauttamista kos­ke­vat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sel­lai­set oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka si­säl­tä­vät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista ar­vioin­tia koskevia tietoja,

 (kohta 32) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön poliittisesta va­kau­muk­ses­ta tai tietoja henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mie­li­pi­teis­tä taikka tietoja henkilön elintavoista, osallistumisesta yh­dis­tys­toi­min­taan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muis­ta niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista; asiakirjat, jotka si­säl­tä­vät tietoja henkilön toimimisesta poliittisessa tai muussa luot­ta­mus­teh­tä­väs­sä ovat kuitenkin julkisia.

 Lain 35 §:ssä on määräykset rangaistuksista, joita seuraa asiakirjan sa­las­sa pitämistä koskevan velvollisuuden sekä säädetyn vai­ti­olo­vel­vol­li­suu­den ja hyväksikäyttökiellon rikkomisesta.

 Varhaiskasvatuslain 40 § mukaan sen lisäksi, mitä viranomaisen julkisuudesta annetussa laissa säädetään, lapsen tuen tarvetta, tukitoimia ja niiden toteutumista koskevat tiedot sekä lapsen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Myös varhaiskasvatuslain 23 §:ssä tarkoitettu lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on salassa pidettävä.

 Perusopetuslain 40 § ja lukiolain 32 § mukaan opetuksen jär­jes­tä­mi­ses­tä vastaavien toimielinten jäsenet eivät saa luvattomasti il­mais­ta sivullisille, mitä he ovat koulutukseen liittyviä tehtäviä hoi­taes­saan saaneet tietää oppilaiden tai em. laeissa tarkoitetun hen­ki­lös­tön taikka heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisista oloista ja taloudellisesta asemasta.

 Vuoden 2019 alussa voimaan tulleessa tietosuojalaissa  todetaan vaitiolovelvollisuudesta liittyen henkilötietojen käsittelyyn seuraavaa (1050 / 2018 § 35):

 Joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista, taloudellisesta asemasta taikka toisen liikesalaisuudesta, ei saa oikeudettomasti ilmaista sivulliselle näin saamiaan tietoja eikä käyttää niitä omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.

 Kuntalain 57 § mukaan muun toimielimen kuin valtuuston ko­kouk­set ovat julkisia vain, jos niissä ei käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi ja jos toimielin niin päättää. Sul­je­tus­sa kokouksessa keskustelut ovat luottamuksellisia.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

Hallintosääntö § 26: Lautakunta johtaa ja kehittää aloistaan toimialaa ja vastaa palvelujen tuloksellisesta ja tehokkaasta järjestämisestä

Ehdotus Sivistystoimenjohtaja Leena Kilpeläinen

 1) Sivistyslautakunnan jäsenet ja kaupunginhallituksen edustaja merkitsevät tietoonsa saatetuksi salassapitoon ja vaitioloon liittyvät säädökset.
2) Sivistyslautakunnan jäsenet ja kaupunginhallituksen edustaja huolehtivat itse, että salassa pidettävät asiakirjat tulevat asianmukaisella tavalla lopullisesti hävitetyiksi.
3) Säädökset ja menettelytavat saatetaan myös sivistyslautakunnan varajäsenten ja nuorisoasiain neuvottelukunnan jäsenten tiedoksi.
4) Sivistyslautakunta saattaa säädökset edelleen myös tulosalueiden lähijohtajille tiedoksi edellyttäen käytäväksi läpi henkilöstön kanssa.
Sivistyslautakunta edellyttää, että laitosten toimintakauden / lukuvuoden alussa salassapitomääräykset käydään lävitse ja sen lisäksi tilanteissa, jossa henkilön palvelusuhde / harjoittelijan harjoittelusuhde jne. alkaa.
5) Sähköisten kokousten osalta noudatetaan lisäksi kaupunginhallituksen 23.08.2021 suosituksen kirjauksia salassapidosta.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.