Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 03.11.2025/Pykälä 268

Khall 03.11.2025 § 268 

2625/00.01.02/2025

 Valmistelija: konsernipalvelujohtaja Vesa Urtti p. 040 044 7383 ja asianhallintapäällikkö Kristiina Heinonen p. 040 357 8411

Jyrki Kokko (+ 16 allekirjoittajaa) on jättänyt valtuustoaloitteen toimielimien pöytäkirjojen saatavuudesta, joka on jätetty kaupunginvaltuustossa 5.5.2025.

”Ehdotamme, että Jämsän Dynasty tietopalvelun toimielimien pöytäkirjat ovat luottamushenkilöiden saatavilla 5 vuotta nykyisen noin 2 vuoden sijaan. Tällä muutoksella vähennetään pöytäkirjojen ja niiden liitteiden pyytämistä viranhaltijoilta ja resurssit saadaan parempaan käyttöön.

Mikäli aloite toteutetaan, niin luottamushenkilöt ja kuntalaiset voivat itse selvittää monta asiaa ihan itse suorittamalla pöytäkirjojen haun omatoimisesti”.

Kuntalain (410/2015) 109 §:n mukaan kunnan on huolehdittava siitä, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa.

Julkisuuslain (621/1999) 20 §:n 3 momentti edellyttää, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat saatavilla yleisessä tietoverkossa tai muilla helposti käytettävissä olevilla keinoilla.

• Esityslista on keskeinen tiedonsaantiväline toimielimen jäsenille ja kuntalaisille. Sen julkaiseminen verkossa on vakiintunut käytäntö, henkilötietojen suoja edellyttää, että esityslistoihin ja päätöksiin sisältyviä henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti.
• Pöytäkirjojen osalta tulee varmistaa, että ne sisältävät vain välttämättömät henkilötiedot. Ennen 1.6.2017 tehtyjen päätösten ja pöytäkirjojen henkilötiedot tulee poistaa verkkosivuilta henkilötietolain mukaisesti.

Tietosuoja näkökulma:

Kuntalain 109 § ei määrittele tarkkaa ajanjaksoa, jonka ajan asiakirjojen tulee olla saatavilla yleisessä tietoverkossa. Tämän vuoksi kunta voi itse määritellä asiakirjojen julkaisun keston, kunhan se toteutetaan tiedonsaannin kannalta riittävässä laajuudessa ja henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti.

GDPR:n (Asetus (EU) 2016/679) 5 artiklan mukainen tietojen minimointi ja 32 artiklan mukainen tietoturva tukevat sitä, että kunta voi rajata asiakirjojen julkaisuaikaa verkossa. Tietojen pitkäaikainen saatavuus verkossa voi lisätä riskiä henkilötietojen väärinkäytölle, minkä vuoksi julkaisuajan rajaaminen on perusteltua sekä tietosuojan että riskienhallinnan näkökulmasta.

Vertailua:

Verrokkikuntien (Jyväskylä, Äänekoski, Kangasala, Keuruu) käytännöissä pöytäkirjojen ja esityslistojen saatavuuden osalta on havaittavissa hajontaa. Jyväskylässä asiakirjat ovat verkossa saatavilla vuodesta 2016 alkaen, kun taas Äänekoskella ne poistetaan verkosta 12 kuukauden kuluttua julkaisemisesta. Kangasala tarjoaa asiakirjoja vuodesta 2019 alkaen, ja Keuruulla ne ovat saatavilla noin kahden vuoden ajan.

Kirjaamon resurssit:

Jämsän kirjaamon kautta valtuutetut ovat viimeisen viiden vuoden aikana pyytäneet pöytäkirjoja tai niiden liitteitä tiedostona toimitettavaksi noin 2–3 kertaa vuodessa. Kuntalainen on samana ajanjaksona tiedustellut pöytäkirjaa tiedostona toimitettavaksi kahdesti. Lisäksi yksi yhdistys on kerran kysynyt mahdollisuutta tulla paikan päälle tutustumaan pöytäkirjoihin.

Kesäkuussa 2025 nähtävillä olo -asetuksia päivitettiin pöytäkirjojen osalta neljään (4) vuoteen. Tämä muutos yhdenmukaistaa käytäntöjä ja parantaa asiakirjojen saavutettavuutta kuntalaisille sekä muille sidosryhmille.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö § 28 / kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta

Ehdotus Kaupunginjohtaja Jori Reijula

 Kaupunginhallitus antaa seliteosan mukaisen vastauksen tehtyyn valtuustoaloitteeseen ja toteaa aloitteen johdosta annetun selvityksen riittäväksi.

Aloite on loppuun käsitelty.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.