Sosiaali- ja terveyslautakunta
Pöytäkirja 16.02.2022/Pykälä 28

SoTe 16.02.2022 § 28  

673/00.01.00/2022   

 Valmistelijat: sosiaalityöntekijä Mirka Matilainen, p. 040 661 4313 ja tulosaluejohtaja Heikki Oksanen, p. 040 721 3718

Sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamista säätelee laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 20.3.2015/254. Lain 4 pykälässä säädetään kirjaamisvelvoitteesta:

"Asiakastietojen kirjaaminen

Sosiaalihuollon ammattihenkilöt sekä muu asiakastyöhön osallistuva henkilöstö ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallettamaan ne 5 §:n mukaisesti. (22.4.2016/300)

Velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Tieto asiakkuuden päättymisestä on kirjattava asiakasasiakirjaan.

Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty.

Palveluntoteuttajan on huolehdittava, että 7 sekä 9-20 §:ssä tarkoitetut asiakastiedot kirjataan."

Sosiaalipalvelujen luettelo on sosiaalihuoltolain 30.12.2014/1301 pykälän 14 momentissa 1, jonka kohdassa 10 mainitaan päihdetyö ja kohdassa 12 kasvatus- ja perheneuvonta.  Jämsän sosiaalitoimen liittyessä Sosiaalihuollon Asiakastiedon arkiston käyttäjäksi 8.12.2021 on noussut ongelmaksi se, että Jämsän Terveyden tuottamissa sosiaalipalveluissa asiakastiedot kirjataan terveydenhuollon potilastietojärjestelmään. Näin ollen ne eivät arkistoidu Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tämä tilanne asettaa eriarvoiseen asemaan ne asiakkaat, joiden palvelut tuottaa Jämsän Terveys verrattuna palveluihin, jotka sosiaalitoimi tuottaa itse ja, joista asiakastiedot arkistoidaan Kanta-arkistoon. 

Sosiaalihuoltolain 14 § 2 momentissa säädetään, että "Hyvinvointialueen sosiaalipalveluina on huolehdittava myös kehitysvammaisten erityishuollosta, vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista", mikä koskee Erityisneuvolaa. Erityisneuvolan osalta on keskustelua käyty vammaispalvelupäällikkö Armi Lehtisen johdolla. Keskustelussa on todettu, että käytettävissä olevat sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet eivät tällä hetkellä vastaa erityisneuvolan tarpeisiin, minkä vuoksi niitä ei erityisneuvolassa oteta vielä käyttöön. Käyttöoikeuskysymys ei sen vuoksi koske Erityisneuvolaa.

Käyttöoikeuksia uuteen sosiaalihuollon Efficaan ei ole vielä annettu Jämsän Terveyden työntekijöille, vaan oikeudesta niiden antamiseen kysyttiin Tietosuojavaltuutetun toimistosta ja Kuntaliitosta.  Kuntaliiton vastaus korostaa asiakkaan asemaa, sen tulisi olla sama riippumatta siitä, kuka palvelun toteuttaa.  Kummassakin vastauksessa on mainittu rekisterinkäyttöoikeus. Se ei ole mahdollinen terveydenhuollon potilastietojärjestelmän ja sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän välillä. Tämä asia on kysytty TietoEVRYltä, jonka ohjelmia sekä potilastietojärjestelmä että asiakastietojärjestelmä ovat.

Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän tietojen näkyvyyttä rajataan siinä vaiheessa, kun käyttöoikeuksia annetaan, esimerkiksi terapeuttisen työskentelyn näkyvyydet rajataan erityisen tiukasti.  Tietojennäkyvyysryhmät on luotu sosiaalihuollon Efficaan THL:n määräyksen käyttöoikeuksien määrittelystä mukaisesti (Määräys 1/2020: Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin), vaikka tämä määräys on vanhentunut, koska sosiaali- ja terveysministeriön antamaa uutta määräystä ei ole vielä olemassa. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021 säätää 15 § 2 momentissa, että " Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella säädetään, mitä tietoja ammattihenkilöt ja muut asiakastietoja käsittelevät henkilöt työtehtävänsä ja annettavan palvelun perusteella saavat käyttää."

Koska kirjaamisvelvoite koskee kaikkia sosiaalihuollon asiakastyötä tekeviä, vaikka he olisivat terveydenhuollon ammattihenkilöitä, Jämsän Terveyden työntekijät perheneuvolassa ja a-klinikalla tarvitsivat käyttöoikeuden sosiaalihuollon Efficaan. Heille tulee työnsä vuoksi tarve siis sekä potilastietojärjestelmään että sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään, koska lääkäreiden kirjaukset ovat jatkossakin potilastietojärjestelmässä.

Rekisterinpitäjä päättää käyttöoikeuksien antamisesta, ja siksi asia on tuotu sosiaali- ja terveyslautakunnan käsiteltäväksi.

Oheismateriaali: Tietosuojavaltuutetun toimiston ja Kuntaliiton lakismiesyksikön vastaukset

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö 26 §

Ehdotus Sosiaali- ja terveysjohtaja Sari Hellsten

Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää rekisterinpitäjänä tehdä periaatteellisen linjauksen Kanta-arkistoivan  sosiaalihuollon Effican käyttöoikeuksien  antamisesta Jämsän Terveys Oy:n perheneuvolan ja A-klinikan työntekijöille 1.2.2022 alkaen. Effica-oikeuksia voidaan antaa Jämsän terveyden/Pihlajalinnan A-klinikan/perheneuvolan työskentelytiimin jäsenille, jos asiakkaan palvelu sitä vaatii. Sosiaalihuollon Effica on ensisijaisesti viranomaisten asiakastietojärjestelmänä ja siellä tehdään palvelua koskevat päätökset.

Sosiaali- ja terveysjohtaja päättää työntekijäkohtaisten sosiaalihuollon Effican käyttöoikeuksien myöntämisestä Jämsän Terveys Oy:n työntekijöille.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.