Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 31.01.2022/Pykälä 20

Khall 31.01.2022 § 20  

633/02.08.00/2022   

 Valmistelijat: talous- ja suunittelupäällikkö Erkki Kainulainen, puh. 040 - 514 5879

 Jämsän kaupungin pääkirjastolle ja neuvonnalle sekä nuorisotoimelle valmistuvat tilat Forumin liikekeskukseen tämän vuoden tammi-helmikuun vaihteessa. Kirjastoon hankittujen kalusteiden asennukset alkavat maaliskuun alussa ja kestävät noin 2 po. 4 viikkoa. Maaliskuussa voidaan alkaa siirtää Jämsänkosken viraston väistötiloista aineistoa. Maalis-huhtikuun aikana muutetaan Forumiin myös toimistokalusteita ja -tarvikkeita Jämsänkosken virastotalolta ja väistötiloista poliisi- ja oikeustalolta sekä nuorisotiloista ja Jämsän virastotalolta Kelhänkadulta.

 Jämsänkosken virastotalolta vapautuviin tiloihin muuttavat toukokuun 2022 loppuun mennessä mm. poliisi- ja oikeustalolla väistötiloissa toimivia elinvoimatoimialan toimistopalveluja sekä Keskuskatu 6:ssa väistössä olevat talouspalvelut. Myös muita pienempiä toimistojen muuttoja mm. sosiaali- ja terveystoimen sisällä on tiedossa.

 Jämsän kaupungin päätearkisto sijaitsee Jämsän vanhan kaupungintalon kellarikerroksessa arkistointiin soveltumattomissa tiloissa, jotka on vuosien 2015-2016 aikana tehtyjen tutkimusten perusteella todettu kärsivän erinäisistä vaurioista. Päätearkisto on tarkoitus siirtää kevään 2022 aikana Jämsänkosken vanhaan kirjastoon, Koivutie 4. Ennen uusiin tiloihin siirtoa arkistomateriaali puhdistetaan HEPA-suodattimellisella imurilla.

 Em. toimintojen ja palvelupisteiden siirtojen on suunniteltu ajoittuvan varsin lyhyelle aikavälille ja vaatii hyvää organisointia ja aikatauluttamista. Muuttoja ja kuljetuksia on alustavasti valmistellut epävirallinen muuttotyöryhmä. Kirjaston kalustamista ja muuttoa suunnitellaan kirjastopalvelupäällikkö Merja Mäkisen johdolla ja päätearkiston muuttamista asianhallintapäällikkö Kristiina Heinosen johdolla. Ryhmään kuuluvat myös kiinteistöpäällikkö Jari Ihainen, logistikko Joona Nurmi ja talous- ja suunnittelupäällikkö Erkki Kainulainen.

 Muuttotyö ja -kuljetukset on tarkoitus kilpailuttaa siten, että pyydetään tarjoukset kahdesta eri osa-alueesta: (i) pääkirjaston ja toimistojen muutot ja (ii) päätearkiston muutto. Päätearkiston muuttoon liittyy laatikoihin pakkaamisen ja kuljetuksen lisäksi materiaalin puhdistus ennen uusiin tiloihin siirtämistä. Pääkirjaston ja toimistojen muutossa on kyseessä perinteinen muutto. Pääkirjaston muutossa kirjojen ja lehtien purku laatikoihin ja toisaalta hyllyttäminen tapahtuu pääosin kirjaston omana työnä.

 Hankinta pitää kilpailuttaa, koska arvioitu hankinnan kokonaisarvo ylittää kansallisen kynnysarvon (60.000 euroa) rajan. Kilpailutuksen alustava aikataulu on helmikuussa siten, että hankintapätös voidaan tehdä heti maaliskuun alussa. Hankintailmoitus julkaistaan valtakunnallisella www-sivustolla os. www.hankintailmoitukset.fi sekä kaupungin omilla www-sivuilla os. www.jamsa.fi.

 Tarjoajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet ja tarjoajalle  asetettavat muut vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimukset voivat olla erilaiset osa-alueilla vaadittavan osaamisen osalta. Käytettävälle kalustolle asetetaan tajouspyynnössä omat vähimmäisvaatimuksensa. Vaadittavat vähimmäisvaatimukset tarkentuvat vielä kilpailutusmateriaalin valmistelun aikana. Valintakriteerinä käytetään kokonaistaloudellisesti edullisinta hintaa. Tarjoukset pyydetään jättämään sähköisessä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

 Hankintapäätöksen tämän suuruusluokan ja koko kaupunkia koskevissa hankinnoissa tekee kaupunginhallitus.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö 25 § Kaupunginhallituksen tehtävät ja toimivalta

Ehdotus vs. kaupunginjohtaja Anna-Liisa Juurinen

 Kaupunginhallitus hyväksyy pääkirjaston, toimistojen ja päätearkiston muuttotyö- ja kuljetusten kilpailutuksen esittelytekstissä mainituin perustein ja periaattein. Kaupunginjohtaja hyväksyy kilpailutusasiakirjat ennen kilpailuttamista.

Päätös Keskustelun aikana esittelijä täydensi ehdotusta seuraavasti:
Kaupunginhallitus päättää, että muuttosuunnitelman laatimiseksi voidaan ostaa asiantuntijatyötä.

Kaupunginhallitus hyväksyi täydennetyn päätösehdotuksen.

Talous-ja suunnittelupäällikkö Erkki Kainulainen oli asiantuntijana läsnä asia käsittelyn aikana.