Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.02.2022/Pykälä 64

Khall 23.08.2021 § 266 

Valmistelija: hallintojohtaja Auli Korhonen, puh. 040 557 2146.

Kuntalaki ja hallintosääntö antavat laajat mahdollisuudet paikasta riippumattomalle päätöksenteolle. Toimielinten kokouksia voidaan pitää sähköisin välinein. Vuoden 2020 - 2021 aikana lähes kaikki toimielimet ovat pitäneet kokouksensa sähköisesti tai hybridinä.

Kaupunginhallitus linjasi sähköisten kokousten menettelyt 18.1.2021.

Tätä samaa toimintatapaa on syytä jatkaa 1.8.2021 lukien

-           Pöytäkirjat voidaan kuitata tarkastetuksi hyväksymällä ne sähkö postitse ja liittämällä hyväksymiskuittaukset pöytäkirjaan.

-           Kaikki asiakirjat suositellaan jaettavaksi etukäteen sähköiseen kokousjärjestelmään.

-           Salassa pidettävään materiaaliin on käytettävä suojattuja tie to liikenneyhteyksiä.

-           Sähköistä valtuuston kokousta on voitava seurata internetissä ja kokouskutsussa mainitussa tilassa ottaen huomioon AVI n määräämät yleisten kokoontumisten rajoitukset.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö § 25

Ehdotus Vs. kaupunginjohtaja Anna-Liisa Juurinen

 Kaupunginhallitus
1. päättää  järjestää kokouksensa terveysturvallisesti. Kokoukset voidaan pitää sähköisesti tai fyysisesti puheenjohtajan päättämällä tavalla. Fyysisesti kokoonnuttaessa noudatetaan yleisiä ohjeita turvaväleistä, maskeista ja muusta hygieniasta. Pöytäkirja tarkastetaan jälkikäteen pöytäkirjan tarkastajien sähköpostikuittauksella, joka liitetään pöytäkirjaan.
2. suosittelee muiden toimielinten kokoontumista sähköisesti
3. noudattaa omissa kokouksissaan ja antaa muille toimielimille alla olevat ohjeet:
- Toimielinten sähköisiin kokouksiin käytetään Teamsia. Tietoturvasyitä Jämsän kaupungin hankkimia laitteita ei saa käyttää muuhun kuin luottamustehtävän hoitamiseen.
- Tietohallinto määrittelee ohjelmistot, joita luottamustehtävässä voidaan käyttää. Kaupungin hankkimia laitteita ei käytetä laittoman aineiston keräämiseen tai välittämiseen internetin välityksellä. Laitteiden käyttöoikeus on ainoastaan henkilöllä, jolle laitteet on osoitettu. Tietohallinnolla on oikeus valvoa laitteiden käyttöä ilman erillistä ilmoitusta tietosuojalain sallimissa rajoissa.
- Puheenjohtajan antamassa kokouskutsussa kerrotaan, pidetäänkö kokous sähköisesti verkossa vai ns. hybridi- kokous. Jos osa toimielimen jäsenistä on fyysisesti läsnä, asiasta tehdään merkintä pöytäkirjaan.
- Muut paitsi valtuustossa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia. Tällaisen toimielimen jäsen henkilökohtaisesti vastaa siitä, että hän on tilassa, josta keskustelut eivät muille kuulu eikä ulkopuolisilla ole näkymää ko. asioihin. Kokouskeskusteluissa suositellaan käytettäväksi kuulokkeita. Mikäli osallistuminen kotoa käsin ei ole mahdollista, kaupunki järjestää tarvittavan tilan.
Puheenjohtaja vastaa kokouksen järjestyksestä ja tauottamisesta. Puheenjohtaja varmistaa - kuten yleensä - kokouksen laillisuuden, läsnäolijat, sujuvuuden ja päätösten sisällöt.
- Puheenjohtaja päättää tavasta, miten puheenvuoropyynnöt esitetään. Kaupunginhallitus suosittelee, että puheenvuoropyynnöt esitetään chatin, ei mikin kautta.
- Esittelijä johtaa operatiivisen valmistautumisen kokoukseen ja vastaa sähköisen kokouksen operatiivisen tuen riittävyydestä. Esittelijä varmistaa sen, että toimielinten jäsenille on annettu koulutus laitteistoon ja järjestelmiin.
- Yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys on turvattava. Nimen-
huudossa varmistetaan toimielimen jäsenen näkö- ja ääniyhteys. Puheenvuorojen aikana on kaikkien toimielinten jäsenten käytettävä kameraa ja mikrofonia.
- Jos toimielimellä tai yksittäisellä toimielimen jäsenellä on yhteysongelmia, kokous on aina keskeytettävä. Kokous voi jatkua vasta sen jälkeen, kun kaikkien yhteysongelmat on korjattu
- Sihteerin tehtävänä on pöytäkirjan pitäminen. Toimielinten kokousten ja valtuuston kokouksen tekninen avustaminen ja tekninen seuranta on tietohallinnosta nimettävien vastuulla.
- Pöytäkirjat voidaan kuitata tarkastetuksi hyväksymällä ne sähköpostitse ja liittämällä hyväksymiskuittaukset pöytä kirjaan.
- Kaikki asiakirjat suositellaan jaettavaksi etukäteen sähköiseen kokousjärjestelmään
- Salassa pidettävään materiaaliin on käytettävä suojattuja tietolii- kenne yhteyksiä.
- Sähköistä valtuuston kokousta on voitava seurata internetissä ja kokouskutsussa mainitussa tilassa ottaen huomioon AVI:n määräämät yleisten kokoontumisten rajoitukset.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Khall 07.12.2021 § 408 

Valmistelu hallintojohtaja Auli Korhonen p. 040 5572146

STM suosittelee, että heikentyneen epidemiatilanteen hillitsemiseksi epidemian leviämisalueilla arvioidaan ja otetaan käyttöön tehostettuja toimenpiteitä.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö 25 §

Ehdotus vs. kaupunginjohtaja Anna-Liisa Juurinen

 Kaupungin toimielinten kokoukset järjestetään pääsääntöisesti etäkokouksina helmikuun 2022 loppuun asti. Mikäli live- tai hybridikokouksia järjestetään, läsnäolijoiden tulee tulee käyttää maskeja koko kokousten ajan.

Kokousten järjestämisessä tulee noudattaa kaupunginhallituksen 23.08.2021 § 266 päättämää ohjeistusta.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Khall 28.02.2022 § 64 

119/00.01.02/2021

 Valmistelu hallintojohtaja Auli Korhonen p. 040 557 2146

Uuden hybridistrategian tavoitteena vuonna 2022 on vakauttaa yhteiskunta mahdollisimman avoimeksi, tukea jälkihoitoa ja jälleenrakennusta sekä varautua globaalin pandemian jatkumiseen. 

Epidemiantorjunta perustuu jatkossa ensisijaisesti ihmisten omaehtoisen terveysturvallisen toimintatavan tukemiseen, tartuntojen vakavien seurausten ehkäisemiseen rokotuksin ja vain välttämättömiltä ja rajatuilta osin tilapäiseen sääntelyyn.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö § 25

Ehdotus vs. kaupunginjohtaja Anna-Liisa Juurinen

 Kaupunginhallitus päättää, että kaupunginhallitus ja muut toimielimet järjestävät kokouksensa 1.3.2022 lukien terveysturvallisesti.

Kokoukset voidaan pitää sähköisesti, hybridinä tai fyysisesti puheenjohtajan päättämällä tavalla. Fyysisesti kokoonnuttaessa noudatetaan yleisiä ohjeita turvaväleistä, maskeista ja muusta hygieniasta. Fyysisiin kokouksiin osallistutaan vain terveenä.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.