Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 28.10.2021/Pykälä 134

Sivla 28.10.2021 § 134  

139/02.08.00/2021  

 Valmistelija: kirjastopalvelupäällikkö Merja Mäkinen, 040 832 1123 ja talous- ja suunnittelupääällikkö Erkki Kainulainen, 040 514 5879

 1. Hankinnan kohde ja arvo

Hankinnan kohteena ovat Jämsän pääkirjaston kirjastokalusteet.  Pääkirjasto siirtyy väistötiloista Jämsänkosken virastotalolta Forum-liikekeskuksen vuokratiloihin  kevätkaudella 2022. Käyttöön ennakoidaan vahvaa kasvua ydinkeskustaan muuton ja omatoimikirjaston käyttöönoton myötä.

Hankinnan arvioitiin kuuluvan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansallisen kynnysarvon (60 000 €) ylittäviin tavarahankintoihin, mutta hankinta ei ylitä EU-kynnysarvoa (214 000 €). Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on ollut 192 000 €.

2. Hankinnasta julkaistut ilmoitukset

Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi hankintailmoitus 2021-083100 HILMA-ilmoituskanavaan 23.9.2021.

3. Hankintamenettely

Hankintamenettelynä on avoin menettely. Osatarjoukset ovat sallittuja

seuraavasti:

1) Kirjahyllyt ja kuvakirjalokerikot

2) Lehtikalusteet

3) Palvelutiski

4) Kirjavaunut

Sivistyslautakunta on 6.5.2021 § 55 päättänyt valtuuttaa sivistystoimenjohtajan määrittelemään hankinnan arviointikriteerit. Sivistystoimenjohtaja on 21.9.2021 § 34 päättänyt, että kalusteiden yleiset ja tekniset vaatimukset täyttävät tarjoukset pisteytetään osa-alueittain kokonaishinnan mukaiseen järjestykseen. Arvioitavia laatuominaisuuksia ei käytetä, vaan yleisillä ja teknisillä laatuvaatimuksilla turvataan hankinnan laatutaso.

Tarjouspyyntö julkaistiin ja tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisessä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Tarjoajien oli mahdollista esittää hankinnasta kysymyksiä 30.09.2021 klo 10.00 mennessä. Esitettyihin kysymyksiin julkaistiin vastaukset Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa 4.10.2021. Kysymysten perusteella tehtiin 4.10.2021 tarjouspyynnön korjausilmoitus ja teknisten vaatimusten täsmennyksiä tarjouspyynnön liitteeseen 3, Palvelutiski.

Tarjouspyynnössä asetettiin tarjousten toimittamisen määräajaksi 13.10.2021 klo 12.00.  Tarjousten avauskokous järjestettiin samana päivänä klo 12.45.  Avauspöytäkirja kokousaineistossa.

4. Saapuneet tarjoukset

Määräaikaan mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:

Osa-alue 1: Kirjahyllyt ja kuvakirjalokerikot

Tarjouksen jättivät F-Inno Oy, Muuratpuu Pohjonen Oy ja Studiokaluste Oy.

Osa-alue 2: Lehtikalustet

Tarjouksen jättivät F-Inno Oy, Muuratpuu Pohjonen Oy, Salkapuu Oy, Studiokaluste Oy.

Osa-alue 3: Palvelutiski

Tarjouksen jättivät F-Inno Oy, Muuratpuu Pohjonen Oy, Salkapuu Oy, Studiokaluste Oy.

Osa-alue 4: Kirjavaunut

Tarjouksen jättivät F-Inno Oy, Muuratpuu Pohjonen Oy, Studiokaluste Oy, Suomen Kirjastopalvelu Oy.

5. Osa-alue 4: hankinnan keskeyttäminen

Hankintalain 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Lainkohtaa koskevien esitöiden (HE 108/2016 vp, s. 223) mukaan pykälä säilyy muuttumattomana aiemmin voimassa olleen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 73 a §:ään nähden. Jälkimmäisenä mainitun säännöksen esitöiden (HE 182/2010 vp, s. 22-23) mukaan keskeyttämisen syyn arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankintamenettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi ehdokkaisiin tai tarjoajiin. Hankintamenettelyn tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen tekemiseen eikä hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopimusta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi ole hyväksyttävää. Hankinnan keskeyttäminen tarkoittaa asiallisesti hankintamenettelyn päättämistä hankintaa tekemättä, vaikka hankintayksikön hankintatarve pysyisikin ennallaan. Hankintayksikkö voi päätyä keskeyttämisen jälkeen toteuttamaan hankinnan omana työnään tai käynnistämään uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden kuitenkin erillinen ja uusi prosessi.

Hankintamenettelyn keskeyttämiseen on oikeuskäytännössä suhtauduttu suhteellisen sallivasti eikä säännöksellä ole ollut tarkoitus tiukentaa vallitsevaa tulkintakäytäntöä. Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen (1.12.2009 alkaen Unionin tuomioistuimen) oikeuskäytännön mukaan hankintaviranomaisen on keskeytyspäätöksen tehdessään noudatettava julkisia hankintoja koskevia yhteisön oikeuden perussääntöjä, kuten muun ohella syrjinnän kiellon ja yhdenvertaisen kohtelun periaatteita (esimerkiksi asiassa C27/98, Fracasso ja Leitschutz ja asiassa C92/00, HI).

Hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on yhteisön oikeuskäytännössä katsottu myös se, että tarjouspyyntö on osoittautunut tulkinnanvaraiseksi taikka virheelliseksi (C-244/02, Kauppatalo Hansel Oy) tai hankinnasta on saatu vain yksi hyväksyttäväksi katsottava tarjous (C27/98, Metalmeccanica Fracasso SpA). Kotimaisen oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä ei pidetty julkisista hankinnoista annettujen säännösten vastaisena, kun tarjouskilpailun keskeyttäminen perustui todellisiin syihin (KHO 28.9.2006 taltio 2514). Hyväksyttävänä keskeyttämisperusteena on pidetty myös hankintayksikön muuttunutta rahoitustilannetta (esimerkiksi KHO 22.3.2006 taltio 671, MAO 86/05 ja MAO 64/05), hankinnan kohteen tai hankinnan tarpeen muuttumista hankintamenettelyn aikana (esimerkiksi KHO 1997:124, KHO 15.04.1999 taltio 770, KHO 2004:29, MAO 193/04, MAO 240/06, MAO 76/07, MAO 320/07, MAO 259/09) ja epäonnistunutta tarjouspyyntöä, jonka perusteella on ollut mahdotonta suorittaa vertailua (esimerkiksi MAO 49/07, MAO 423/07, MAO 358/08, MAO 416/08, MAO 108/09, MAO 123/09 ja MAO 131/09).

Markkinaoikeuden tapauksessa MAO:29/21 tarjouspyynnössä oli käytetty tarjoajien ja hankintayksikön kannalta epätarkoituksenmukaista hinnoittelumallia. Markkinaoikeus totesi, että hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on pidetty muun muassa epäonnistunutta tarjouspyyntöä. Hankintayksiköllä oli oikeus keskeyttää hankinta tarjouspyynnön epätarkoituksenmukaisuuteen vedoten.

Osa-alueen 4 osalta on tarjousten jättämisen jälkeen ilmennyt, että tarjouspyynnössä hankittaville tuotteille asetetut pakolliset vähimmäisvaatimukset, kuten mittavaatimukset ja vaatimus sarjatuotannosta/vakiotuotteesta, ovat olleet epätarkoituksenmukaiset eivätkä ne edistä kilpailua.  Niiden avulla ei ole mahdollista saada tilaajan tarpeisiin sopivaa hankintaa suoritettua. Näin ollen Jämsän kaupungilla on oikeus keskeyttää hankintamenettely osa-alueen 4, kirjavaunut, osalta ja kilpailuttaa hankinta uudelleen täsmennetyin vaatimusmäärittelyin.

Hankintamenettelyn keskeyttäessään Jämsän kaupungin tulee ottaa kantaa myös hankinta-asiakirjojen julkisuuteen. Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tiedot toisen tarjoajan liikesalaisuuksista ovat kuitenkin aina salassa pidettäviä julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan perusteella. Tämän lisäksi hankintayksikkö voi julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan nojalla pitää salassa myös muut kuin liikesalaisuuksia sisältävät asiakirjat, jos tiedon antaminen heikentäisi mahdollisuuksia edullisten hankintojen tekoon.

Hankintayksiköllä on oikeus pitää salassa kaikkien tarjousten tehneiden tahojen tarjoukset julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siltäkin osin kuin ne eivät sisällä kyseisten tarjoajien liikesalaisuuksia. Tällöin tarjoajat eivät tule tietoisiksi toisten kilpailijoiden antamista tarjouksista. Asiakirjojen salassapito voi jatkua siihen saakka, kunnes kaupunki on tehnyt hankinnan kohdetta koskevan hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä tai luopunut kokonaan sen toteutuksesta.

6. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi (osa-alueet 1-3)

Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa voittaneen tarjoajan soveltuvuuteen liittyviä asiakirjoja ennen hankintasopimuksen tekemistä.

7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus (osa-alueet 1-3)

Hankintalain 104 §:n mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Saaduissa tarjouksissa oli joitain vähäisiä täsmennyksiä ja/tai selvennyksiä kaipaavia yksityiskohtia. Niistä tehtiin täsmennyspyynnöt yritykselle F-Inno Oy, koskien osa-aluetta 1, yritykselle Studiokaluste Oy, koskien osa-aluetta 2 ja yritykselle Muuratpuu Pohjonen Oy, koskien osa-aluetta 1.  Kaikki yritykset antoivat määräaikoihin mennessä hyväksyttävät vastaukset täsmennyspyyntöihin.

Kaikkien tarjousten todettiin olevan tarjouspyynnön mukaisia.

8. Tarjousten vertailu (osa-alueet 1-3)

Tarjousten vertailuun hyväksyttiin kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät, tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet tarjoajat. Tarjouksen valintaperusteena osa-alueittain on halvin vertailuhinta.

Tarjousten vertailu (hinnat) on esitetty liitteessä. Vertailussa ei ole mukana keskeytettäväksi esitettävän kokonaisuuden (osa-alue 4) hintatietoja.

Kirjastopalvelupäällikkö Merja Mäkinen selvitti asiaa kokouksessa. Talous- ja suunnittelupäällikkö Erkki Kainulainen osallistui kokoukseen asiantuntijana.

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö 26 § ja 28 §

Talousarvio 2021 / sitovuusohjeet ja hankintarajat.

Ehdotus Sivistystoimenjohtaja Leena Kilpeläinen

 1. päättää, että osa-alueen 4, kirjavaunut, hankinta keskeytetään ja kilpailutetaan uudelleen.
2. kaikkien osa-alueeseen 4 tarjousten tehneiden tahojen tarjoukset pidetään salassa julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siltäkin osin kuin ne eivät sisällä kyseisten tarjoajien liikesalaisuuksia.
3. päättää, että osa-alueen 1, kirjahyllyt ja kuvakirjalokerikot, toimittajaksi valitaan  halvimman tarjouksen jättänyt F-Inno Oy.
4. päättää, että osa-alueen 2, lehtikalusteet, toimittajaksi valitaan halvimman tarjouksen jättänyt Studiokaluste Oy.
5. päättää, että osa-alueen 3, palvelutiski, toimittajaksi valitaan halvimman tarjouksen jättänyt Studiokaluste Oy.
6. toteaa, että sopimussuhde Jämsän kaupungin ja valittujen yritysten välillä ei synny vielä tällä päätöksellä ja tästä päätöksestä ilmoittamalla, vaan vasta, kun valitusaika (14 päivää) on kulunut ja kun kaupunki ja valitut yritykset ovat keskenään allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen.
7. päättää tarkastaa asian kokouksessa.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Erkki Kainulainen ja Merja Mäkinen poistuivat klo 19.30.