Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 04.10.2021/Pykälä 326

Khall 04.10.2021 § 326  

264/01.01.01/2021  

 Valmistelija: talousjohtaja Ari Luostarinen, puh. 040 593 4655

Taloustiimin henkilöstövähenemä on ollut vuosina 2018-2020 yhteensä kuusi henkilötyövuotta. Tehtäviä on jaettu jäljelle jääneille henkilöille ja yhdistelty uusiksi työkokonaisuuksiksi, osa on jakaantunut myös nyt täytettävän taloussihteerin toimen osalle. Kaupunginhallitus on eri tilanteissa kiinnittänyt huomiota henkilöstöriskeihin. Myös kaupunginvaltuuston hyväksymässä talousarviossa on yhtenä riskinä nähty eläköityminen ja henkilöstön vähenemä sekä rekrytointivaikeudet. Keinona riskin pienentämiseen on nähty toiminnan ja tehtävien suunnittelu mm. eläköitymisen yhteydessä siten, että ns. hiljaista tietoa pystytään siirtämään.

Taloussihteerin toimi on yksi taloushallinnon avaintehtävä, jossa vaatimuksena on asiantuntijuuteen perustuva talous- ja tilinpäätösprosessien hallinta ja kokoaminen. Suuressa roolissa on myös tiimin osa-alueiden sekä toimialojen substanssiosaamisen tukeminen. Lisäksi tehtäviin kuuluvat kaupungin otto- ja antolainauskirjanpito ja kaupungin ja liikelaitosten vakuuttamisen koordinointi ml. omaisuus-, vastuu ja henkilövakuutukset. Taloussihteerin toimi tulee avoimeksi vuoden 2023 alkupuolella eläköitymisen vuoksi.

Samaan vajaan vuoden ajanjaksoon osuu myös useita muita eläköitymisiä kaupungin taloudenhoitoon liittyvistä toimistotehtävistä, joten tehtävien hoitoon tarvitaan jatkuvuutta. Taloussihteerin toimi ei ole uusi toimi, vaan hakuprosessin käynnistäminen ajoissa tähtää riittävään perehdytykseen ja hiljaisen tiedon siirtämiseen avaintehtävän osalta ja täten henkilöstön riskienhallintaan. Riittävä perehdytys torjuu henkilöriskejä ja vahvistaa organisaation toimintakykyä mm. mahdollisissa sijaistamistilanteissa.

Taloussihteerin tehtävässä korostuu vastuullisuus ja tarkkuus; aikatauluista kiinni pitäminen, kokemus ja perehtyneisyys kaupungin toimintaan auttaa tehtävässä onnistumisessa ja estää mahdolliset korjattavien asioiden kerrostumiset tiimille tai toisille tiimeille. Riittävän pitkä perehtymisjakso on omiaan auttamaan hahmottamaan tehtävän eri osa-alueiden vaikutukset oman työn muihin osiin ja toisten työhön.

Järjestely nostaa taloustiimin henkilöstömäärää väliaikaisesti vuonna 2022 ja alkuvuonna 2023, mutta eläkelöitymisen tapahtuessa ei enää henkilöstöä lisätä. Tarkoitus on tulla toimeen nykyisellä mitoituksella. Henkilöstön lisääminen tilapäisesti on perusteltua myös hyvinvointialueen valmisteluun liittyen. Vuoden 2022 aikana kootaan ja valmistellaan alueen muodostamisessa tarvittavia sopimuksia, omaisuuden siirtymistä (kiinteistöt ja irtaimisto), henkilöstö, tukipalvelut jne. Vaikka yhteenveto on hyvinvointialueella perustietojen kokoaminen ja tiedon hankinta omasta organisaatiosta jää pitkälti taloustiimin vastuulle. On myös huomioitava, että kaupungin osalta toiminta ei pääty 1.1.2023, vaan tilinpäätös vuodelta 2022 on tehtävä sillä laajuudella, kuin organisaatio on tehtäviä hoitanut, näiden jälkeen laaditaan myös tilastot toiminnasta vielä kaupungin työnä.

Toimen auki julistaminen on tarkoitus toteuttaa kaksivaiheisesti.  Ensin täyttöä haetaan sisäisellä haulla lokakuun aikana. Mikäli sisäistä kiinnostusta tehtävän hoitamiseen ei löydy, toimi julistetaan avoimesti haettavaksi.

Henkilöstöpäällikkö Maarit Mäntykosken lausunto:

Täyttölupa myönnetään.

Toimivalta, johon päätös perustuu: Hallintosääntö § 50

Ehdotus Hallintojohtaja Auli Korhonen

 Kaupunginhallitus päättää myöntää täyttöluvan taloussihteerin toimeen.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.