Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.08.2023/Pykälä 210

Khall 28.08.2023 § 210 

1696/07.01.03/2023

 Valmistelijat: Asianhallintapäällikkö Kristiina Heinonen p. 040 357 8411 ja hallintojohtaja Auli Korhonen p. 040 557 2146

 Tiedonhallintalaissa (906/2019) on säädetty julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Yleislakina tiedonhallintalaki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta.

 Tiedonhallintalaki kohdistuu tietoaineistoihin, jotka koostuvat asiakirjoista tai tiedoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja. Siten sääntely koskee niitä tietoaineistoja ja asiakirjoja, joihin sovelletaan julkisuuslakia. Tiedonhallintalakia sovelletaan yleislakina tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön silloin kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja.

Tiedonhallintamallia on ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja
tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi,
tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi,
moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja
tietovarantojen yhteen toimivuuden toteuttamiseksi sekä
tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää, auttaa
hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä.

Tiedonhallintalaki velvoittaa, että Jämsän kaupungin oli
tiedonhallintayksikkönä otettava käyttöön ja jatkuvaan ylläpitoon
toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevä ja kuvaava
tiedonhallintalain 5 § mukainen tiedonhallintamalli.

Organisaatiolla oli oltava tiedonhallintamalli olemassa ja
asiakirjajulkisuuskuvaus julkaistuna 1.1.2021 mennessä. Muukin työ oli käynnistettävä, sillä siirtymäaika tietoturvaa ja rajapintoja koskeviin
vaatimuksiin päättyi 1.1.2023. Vaikka tiedonhallintalaki lakina kokoaa
julkishallinnon organisaatioiden tiedonhallinnan selkeäksi kokonaisuudeksi, varsinaiselta toteutukseltaan ja ylläpidoltaan se on haastavaa.
Tiedonhallintamallin rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi oli tarkoituksenmukaista hankkia automatisoitu työkalu.
 

Kokonaisuuden hallitsemista sekä tiedonhallintalain lakisääteisiä
vaatimuksia ja ylläpitoa varten Jämsän kaupunkiin hankittiin johtoryhmän linjaamana 4.11.2020 Digiturvamalli. Se on digitaalisen turvallisuuden
hallintajärjestelmä, joka toimii Microsoft Teams -sovelluksena.
Tiedonhallintalaki on yksi vaatimuskehikoista Digiturvamallin sisällä. Se
aktivoidaan ohjaamaan organisaation tietoturva- ja tietosuojatyötä.
Digiturvamallin kautta edetään kohti tiedonhallintalain vaatimuksia
hyödyntäen valmiita sisältöjä ja automatisointia

Digiturvamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön (Jämsän kaupunki) oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on
toteutettava tiedonhallintamallin mukaisesti käsiteltäessä tietoaineistoja.
Tiedonhallintamallin ylläpitovastuu on tiedonhallintayksiköllä ja siinä
toimivilla viranomaisilla. Digiturvamallin avulla saadaan kokonaiskuva
kaupungin tiedonhallinnasta, ts. tietosuojasta, tietoturvasta,
asiakirjahallinnosta ja arkistoinnista.

Hallintosäännön 60 § mukaan kaupunginhallitus on vastuussa
tiedonhallintamallin laatimisesta ja ylläpitämisestä. Digiturvamallin avulla laadittu ensimmäinen versio on valmis. Asianhallintapäällikkö ja
tiedonhallinnan asiantuntija ovat määrätietoisesti rakentaneet
tiedonhallintamallin perustan. Digiturvamallin avulla on toteutettu jo
aiemmin voimassa olleet kuvausvelvoitteet, kuten julkisuuslain
edellyttämät tietojärjestelmäselosteet sekä tietosuoja-asetuksen
edellyttämät kuvaukset henkilötietojen käsittelytoimenpiteistä.
Digiturvamallin avulla on tuotettu myös tiedonhallintalain 28 § edellyttämä kuvaus kaupungin hallinnoimista julkisista tiedoista, eli
asiakirjajulkisuuskuvaus.

Tiedonhallintamalli on elävä kuvaus, jonka tulee vastata toiminnan
nykytilaa. Organisaation toimintaa ja toimintaympäristöä on aktiivisesti seurattava ja tarpeen mukaan luotava uusia kehittämispolkuja ja
toteutettava uudistuksia. Tehtävä- ja palvelukokonaisuus voi muuttua, ja tätä muutosta ja sen vaikutuksia on kyettävä hallitsemaan.

Johdon on huolehdittava, että tiedonhallinnan vastuut on määritelty.
Tiedonhallintalaki on laaja laki, joka koskettaa monia ammattiryhmiä,
kuten asianhallintaa, toimialojen asiakirjahallintoa, arkistointia,
kehittämistä, kokonaisarkkitehtuuria, sisäistä tarkastusta, tietohallintoa, tietosuojaa, tietoturvaa, yleishallintoa ja henkilöstöhallintoa. Yhteistyö
näiden eri ammattiryhmien välillä kantaa parhaimman tuloksen
kehitettäessä tiedonhallintaa.

Käytännössä tiedonhallintamallin tarkentamista ja ylläpitämistä jatketaan yhdessä tiedonhallinnan asiantuntijan, asianhallintapäällikön, yksiköiden asiantuntijoiden ja arkistovastaavien kanssa. Työryhmän jäsenten vastuulla on yksikkönsä tiedonhallintamallin ylläpitäminen, esim. tietoaineistojen ja tietojärjestelmien kuvaaminen. Tiedonhallintamallia tarkennetaan
kuvaamalla tietojärjestelmien välisiä liitoksia ja tarkentamalla
tietoaineistokohtaisia säilytysaikoja ja julkisuusluokkia. Siten on tärkeää, että tehtyjä kuvauksia päivitetään säännöllisesti, jotta tiedonhallintamalli pysyisi ajantasaisena kuvauksena.

Koska perinteisestä arkistoinnista ollaan siirtymässä tiedonhallintaan, ts. Digiturvamallin ylläpitoon, tehtäväkuvauksissa toimialojen
arkistovastaavien tehtävät luonnollisesti muuttuvat
tiedonhallintavastaaviksi.

Lähteet:

 Tiedonhallintalaki (finlex.fi)

 VM julkaisu 2020:29, Suositus tiedonhallintamallista (valtioneuvosto.fi)

 Tiedonhallinta (kuntaliitto.fi)

Kaupunginhallitus voi tutustua tiedonhallintamalliin kokouksen oheisaineistossa.
 

 Toimivalta, johon päätös perustuu:

 Hallintosääntö 60-63 §

 Tiedonhallintalaki 4-5 §

Ehdotus Kaupunginjohtaja Hanna Helaste

 Kaupunginhallitus merkitsee hyväksyttynä tiedoksi tiedonhallintamallin (Digiturvamalli) ensimmäisen version. Jatkokehitystä varten
1. tiedonhallinnan asiantuntija, asianhallintapäällikkö ja yksiköiden asiantuntijoista ja tiedonhallintavastaavista koostuva työryhmä valtuutetaan täydentämään ja ylläpitämään kaupungin tiedonhallintamallia.
2. kaupunginhallitus antaa konserniohjeen, jonka mukaan tytäryhtiöt sekä liikelaitoksen johto vastaavat osaltaan tiedonhallintalain mukaisesta tiedonhallintamallista ja erityisesti asiakirjajulkisuuskuvauksen mukaisista tiedoista sekä näiden tietojen ajantasaisuudesta.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.